Dr. Condomínio

Boleto sem Registro

Banco Central define data para o fim da cobrança desse tipo

 

A partir de janeiro de 2017, os boletos de cobrança bancária serão obrigatoria­mente registrados pelo beneficiá­rio no banco emitente. Na prática isto significa que nenhum boleto bancário poderá ser emitido sem a vinculação do pagador com CPF para pessoas físicas e CNPJ para as pessoas jurídicas, como acontece atualmente.

A circular No 3.656/2013 emi­tida pelo Banco Central do Brasil, criou um hiato de 4 anos para a transição definitiva, e visa basi­camente padronizar os boletos deixando-os com uma linguagem mais simples. Vale lembrar que, sempre que o governo quer “sim­plificar”, complica a vida de todo mundo.

Atualmente 80% dos boletos emitidos pelos condomínios não tem registro bancário, isto se justi­fica pois a adesão pela modalidade “sem registro” é mais barata ( cer­ca de 50% menos onerosa) e com um controle eficiente por parte da administradora e do sindico, evi­tam-se problemas na identificação das receitas, desonerando ainda o caixa do condomínio.

As principais mudanças referentes à emissão dos boletos com registro são as seguintes:

1. O termo “CEDENTE” passa a se chamar “Beneficiário”;

2. O termo ‘SACADO” passa a se chamar “PAGADOR’; e:

Os boletos devem conter obriga­toriamente:

• Nome e CPF ou CNPJ do be­neficiário;

• Endereço do beneficiário;

• Nome e CPF ou CNPJ do pa­gador;

• Valor e data de vencimento.

Não será mais permitido ge­rar boleto sem valor e sem data de vencimento.

Através do cronograma abaixo, o Banco Central vem gradualmen­te implementando as mudanças previstas na circular, que neces­sariamente precisam de readequa­ções por parte dos condomínios, a fim de evitar problemas no recebi­mento das taxas condominiais.

Cronograma de transição adotado pelo banco central

DATA - AÇÃO BANCÁRIA

Junho/15 - Cessar a oferta da Cobrança sem Registro para novos clientes e atuais

Agosto/2015 - Inicio da opera­ção da base centralizada de bene­ficiários

Dezembro/2016 - Término da migração das carteiras de Cobran­ça sem Registro para registradas

Janeiro/2017 - Inicio da opera­ção da base centralizada de títulos conforme Circular 3.656/13

 

Sem dúvida nenhuma a nova determinação já preocupa bastante os síndicos e condomínios espe­cialmente quanto à obrigatoriedade de lançamento do CPF ou do CNPJ na origem de emissão dos boletos.

O impacto administrativo dire­to para os síndicos e gestores con­dominiais, se dará na clara neces­sidade dos condomínios em manter um cadastro de condôminos muito mais atualizado, evitando a even­tual possibilidade de não se emitir o boleto da taxa condominial ao condômino pagador, em virtude da obrigatoriedade da vinculação do CPF do condômino no boleto, e os bancos certamente irão rejeitar o pagamento caso todas as instru­ções não estejam completas.

Outro detalhe importante e re­levante para os síndicos, são aque­les que envolvem diretamente os inquilinos e as imobiliárias. A polí­tica administrativa do condomínio deverá ser firme e determinar de forma clara, qual informação será vinculada no boleto. Vejamos al­guns exemplos práticos: os inquili­nos vão exigir que seu CPF conste no boleto porque senão eventual­mente podem se negar a pagar com outro CPF. Por outro lado as imo­biliárias defendendo os interesses dos proprietários, certamente irão solicitar aos síndicos e condomí­nios que conste o CPF do dono do imóvel no boleto para efeito de in­formação junto imposto de renda.

E quando houver cobrança de taxa extra? Os condomínios terão que emitir um boleto da taxa con­dominial para o inquilino referente às despesas ordinárias, e outro bo­leto de taxa extra referentes às ben­feitorias com cadastros diferentes? Dificuldades à vista, com certeza.

O maior problema enfrentado pelos síndicos consiste na atualiza­ção cadastral por parte dos condô­minos. Na maior parte dos casos, quando os síndicos distribuem um cadastro para atualização de da­dos ao condômino, 20%(vinte por cento) os devolvem preenchidos, ou seja, a grande maioria não dá a menor atenção ao cadastro.

Uma das saídas viáveis admi­nistrativamente para solucionar a falta de informações proveniente dos condôminos quanto aos dados cadastrais, seria o requerimento das certidões de ônus reais junto ao cartório de registro de imóveis da região, que possibilita ao sindico a informação dos documentos pesso­ais dos proprietários, viabilizando a cobrança registrada.

Evidentemente que, em muitos casos alguns imóveis são vendidos não sendo averbados no registro de imóveis pelo comprador, toda­via para se iniciar uma busca pelas informações, seria um bom come­ço. Infelizmente as certidões irão custar ao caixa o condomínio, en­tretanto soluciona-se a emissão dos boletos vinculados.

Com a mudança da forma de cobrança dos boletos e a inserção de novas informações, o cadastro das unidades é de fundamental im­portância neste contexto. Como já dito, os condôminos dificilmente devolvem os cadastros com as in­formações cadastrais, fato este que trará aos síndicos grande desgaste na geração completa dos boletos das taxas condominiais.

A única certeza que temos nes­te momento é que, haverá muito mais trabalho para as administra­doras e muito desgaste emocional para os síndicos junto aos con­dôminos, em especial quanto ao detalhamento de informações, e consequentemente futuras dificul­dades na elaboração e emissão dos boletos, podem aguardar!

O papel das administradoras neste momento de transição da cobrança sem registro para a co­brança registrada será crucial. Por se tratar de uma resolução recente, muitas dúvidas ainda irão surgir por parte dos gestores condomi­niais, porém o prazo de finalização do processo de cobrança sem regis­tro se dará apenas janeiro de 2017, havendo, portanto bastante tempo hábil na adaptação e readequação dos procedimentos necessários vi­sando atender as novas determina­ções do Banco Central.

O apoio técnico das adminis­tradoras e empresas de assessoria contábil aos síndicos e condomí­nios, será de suma importância principalmente na adoção de me­didas administrativas cadastrais preventivas que possibilitem o cadastramento antecipado das in­formações dos condôminos com exatidão, pode ser o grande dife­rencial.

Uma assessoria profissional personalizada e presente, evitará num breve futuro eventuais abor­recimentos aos gestores condo­miniais na emissão dos boletos e principalmente na possível perda de arrecadação futura apenas por falta de organização e planejamen­to estratégico para lidar com a mu­dança

Os 10 mandamentos do Sindico Espetacular!

 
   (Por Aldo Junior)
 

          Como já dizia o grande filosofo, ser sindico é padecer no condomínio. Deixando a brincadeira de lado, realmente a complexidade de interesses, vontades e divergências dentro de um condomínio são enormes. 

           De modo geral nos condomínios temos aquele condômino que não quer que o salão de festas seja utilizado,porque o barulho lhe incomoda, tem aquele outro que para o carro na vaga da garagem e o vizinho não consegue estacionar... Ufa! Tudo é motivo de discussões e envolve interesses pessoais ou descumprimento das normas. 

           Neste quadro de divergências constantes, é necessário haver uma pessoa neutra de bom senso e que exerça a política de boa vizinhança e ainda administre todas estas situações complicadas, como sabemos, o sindico. Exercitar a boa política da tranquilidade administrativa  é uma das principais estratégias que o gestor deve usar em casos de crise. Conter os mais exaltados, esclarecer regras de convivência aos críticos e determinar limites aos infratores contumazes são ações quase obrigatórias para o sindico poder  lidar com estes vários tipos de condôminos.

           Quase sempre com agressividade os condôminos abordam o sindico  dando ordens, e exigindo atitudes imediatas Como: " eu quero isto resolvido agora! ".  Este tipo de elemento que certamente poderia ser o "Rei da Babilônia " se fosse empossado, e que ordena desta forma impositiva em sua maioria tem característica própria:  são inquilinos temporários, moram em imóvel emprestado por alguém ou em muitos casos são parentes de condôminos que não residem e se acham donos do imóvel. 

           Logicamente que também existem proprietários que se excedem, é claro. Mas no contexto geral, os casos mais frequentes são de inquilinos,condôminos estes, que querem impor suas vontades por pressão e até por agressão,  não tendo de forma alguma o direito de abordar o sindico desta forma grosseira. 

               Neste contexto, de tantas divergências e interesses contrários, algumas atitudes de postura  podem levar este sindico do inferno astral aos céus, e ser considerado um síndico espetacular. Veja como: 

 

10 MANDAMENTOS DO SINDICO ESPETACULAR

1 - Ser amigo e conhecer toda comunidade de seu condomínio 


2 - Ser transparente com todas as contas do condomínio


3 - Promover assembleias objetivas com maior regularidade 


4 - Tomar decisões de realização de  obras  sempre em conjunto com os condôminos


5 - Atender a todos os condôminos sempre com atenção e ouvir suas demandas


6 - Saber administrar todas as solicitações com bom senso 


7 - Cumprir as normas estabelecidas com firmeza e sem imposições ou autoritarismo 


8 - Manter sempre projetos de sustentabilidade do condomínio


9 - Tratar os empregados com respeito e atenção


10 - Manter sempre excelentes fornecedores de produtos  e prestadores de serviços 

 

        Com estas práticas constantes, certamente a administração poderá ser considerada pelos condôminos em sua maioria uma  gestão de um sindico espetacular. Ao trabalho!

A Função da “Conta Caixa” na Prestação de Contas

 

            A movimentação financei­ra de um condomínio, de modo geral é apresentada aos condôminos por meio de uma pasta de prestação de contas men­sal entregue pela assessoria contá­bil ao sindico que encaminha em sequencia aos conselheiros para análise e emissão de parecer.

Esta mesma pasta, fica a dis­posição dos condôminos na ad­ministração do condomínio, para aqueles interessados em verificar o detalhamento das contas e os comprovantes de pagamentos ane­xados, confrontando com o espe­lho encaminhado por meio de um relatório sintético a cada condômi­no.

        Dentre as várias rubricas con­tábeis utilizadas para contabiliza­ção da movimentação financeira do mês, dependendo do estilo de administração do sindico e da for­ma de gestão financeira utilizada, pode ocorrer à utilização e o manu­seio de dinheiro em espécie, inci­dindo neste ato a criação da conta caixa, objeto de nosso estudo.

            A conta caixa é um instru­mento da gestão financeira que tem sido muito usada pelos sín­dicos e gestores condominiais, e que realiza o controle de todas as movimentações em espécie, ou seja, controla as entradas e saídas de dinheiro por um determinado tempo.

Normalmente este controle da conta caixa deve ser realizado dia­riamente pelo sindico, visando um domínio pleno da gestão financeira do dinheiro em espécie, garantindo o efetivo controle dos comprovan­tes de despesas que irão justificar e comprovar a movimentação destes recursos.

           O emprego da conta caixa, em primeira análise, deve sem­pre preservar recursos de pequena monta, ou seja, para concretizar o pagamento de despesas em que não compensa financeiramente a emis­são de cheques devido aos custos inerentes a compensação e tarifas bancárias.

Portanto o objetivo princi­pal da conta caixa seria de suprir despesas administrativas como por exemplo: cópias xerográficas, aquisição de chaves, despesas de correios, enfim operacionalizar de forma rápida e sem burocracia o pagamento de valores não expres­sivos.

            Alguns síndicos, de forma ir­responsável e imprudente conside­rando-se evidentemente a lisura e a transparência das prestações de contas, efetivam saques em valo­res muito altos e os mantém sob sua guarda, justificando tal atitude administrativa pela dificuldade no deslocamento constante ao banco ou ainda, a facilidade de acesso ao dinheiro quando necessário, um grande erro.

Esta conduta pode induzir o sindico a cometer vários erros na administração destes recursos como estes: pagar uma conta pes­soal para futuramente devolver ao caixa, pagar algum fornecedor e não apanhar no momento a nota ou recibo da compra ou do serviço, ou até deixar dinheiro com algum terceiro para pagamento de uma despesa e o dinheiro simplesmente sumir.

            É claro que podemos questio­nar o seguinte: mas esta mesma situação não poderia acontecer com pequenos recursos? Eviden­temente que sim, mas a diferença reside exatamente na facilidade ou dificuldade da reposição do recur­so mal gerido, pois se a quantia não for representativa, facilita bastante a devolução, restando apenas a chateação pela desorganização.

            A conta caixa não tem a função contábil de gerir valores volumo­sos, até porque os grandes recursos devem sempre ser depositados e geridos em conta corrente bancá­ria, naturalmente por segurança e responsabilidade civil do sindico, principalmente visando a transpa­rência na demonstração financeira das contas, facilitando assim pos­síveis esclarecimentos futuros por parte de conselheiros e até de con­dôminos.

            Para que não haja qualquer problema na gestão do caixa rota­tivo, deve-se evitar o manuseio de montantes expressivos em dinhei­ro, apenas quantias emergenciais para suprir pequenas despesas. Ademais, aconselhamos contabil­mente que este caixa rotativo ao final do mês após a movimenta­ção financeira das despesas seja zerado, com o depósito do saldo restante em conta bancária, e se necessário for, no mês seguinte, novamente retirar uma pequena quantia e reabrir o caixa.

            A simples medida por parte do sindico de gerir pequenos recursos por si só, irá facilitar a gestão fi­nanceira e em caso de descuido do gestor, sua reposição é fácil e qua­se “indolor”, pois não representa valor que inviabilize uma rápida reposição.

            Em suma, o caixa rotativo não deve ser abastecido de grandes montantes financeiros, pois sua origem advém de uma exceção, ou seja, a regra é utilizar o banco para movimentar as receitas e despesas do condomínio.

            Portanto síndicos, para uma gestão transparente e clara, evitem até a utilização caixa rotativo em espécie com valores expressivos, pois os registros bancários ga­rantem a dissolução de dúvidas e ficam disponíveis por prazo inde­terminado, facilitando assim o nor­teamento