Identificamos muitas assembleias condominiais em que os condôminos não sabem como proceder quando o síndico não presta contas ou as mesmas não são aprovadas pelo conselho fiscal.
As convenções e o código civil estabelecem claramente as regras para as devidas prestações de contas, mas normalmente não preveem qualquer sanção em caso de não prestação de contas ou quando ocorrem irregularidades.
Portanto seguem os procedimentos preparatórios e preventivos a fim de evitar falhas no processo de divulgação aos condôminos, prazos administrativos de regularização e fundamentação legal para futuras medidas jurídicas se necessário:
1 - Registro de Ata com as devidas fundamentações e prazos para defesa:
a ata de assembléia deve conter detalhadamente os motivos da não aprovação das contas ou das irregularidades apontadas pelo conselho fiscal que podem ocorrer em dois casos: 1) Não prestação de contas pelo síndico após o fim da gestão e 2) Irregularidades constatadas nas contas. No primeiro caso, o síndico deve ser notificado pelo condomínio oficialmente para apresentar as contas mediante um prazo determinado (normalmente se concede 90 dias) e após este prazo a situação deve ser levada para deliberação da assembleia convocada por ¼ de condôminos adimplentes; No segundo caso, da mesma forma deve ser formalizada uma notificação extrajudicial junto ao ex-síndico contendo todas as eventuais irregularidades constatadas pelo conselho fiscal, permitindo-lhe o direito do contraditório e ampla defesa para suas justificativas e após o recebimento das respostas, a situação deve ser levada para deliberação da assembleia extraordinária.
2 - Marcação de Assembleia com pauta especifica: Após os resultados das respostas, em caso de não aceitação por parte do condomínio das ponderações e justificativas do ex-síndico, o atual gestor submeterá todas as situações a assembleia geral extraordinária com pauta específica para os devidos encaminhamentos ou seja: a aprovação das contas com base nas respostas apresentadas ou ainda os encaminhamentos legais pela não aceitação das justificativas.
3 - Contratação de Auditoria Corretiva: Se por ventura não houver a aceitação das justificativas do ex-síndico e constatados indícios de irregularidades, é recomendável(não obrigatório) a contratação de uma auditoria corretiva a fim de apurar tecnicamente os indícios de erros e inconsistências apontadas pelo conselho fiscal, além de outras possíveis situações apuradas pela auditoria,bem como balizar os procedimentos de ajuizamento de ação de prestação de contas, visto que a auditoria corretiva proporcionará fundamentação contábil legal e apropriada na apuração de anormalidades, trazendo a perfeita instrução processual para a tomada de medidas legais.
4 - Proposição de Ação de prestação de contas judicial: De posse do laudo da auditoria(se este identificar irregularidades nas contas), é imprescindível submeter novamente o laudo ao ex-síndico auditado, para suas ponderações caso queira. Em caso de não haver manifestação do síndico após as devidas notificações de regularização anteriores, ou réplicas não aceitas, o único caminho a ser seguido é o ajuizamento de ação no judiciário, com base nos procedimentos administrativos anteriores e no laudo de auditoria corretiva, objetivando exigir a prestação de contas não apresentada ao final da gestão ou quem sabe a responsabilização pelos eventuais danos causados em função da má gestão apurados pela auditoria, sem prejuízo das devidas reparações cíveis pelos danos causados e reposição de caixa em comprovado desvio financeiro.
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